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Candidature, mode d'emploi

Étapes pour la réussite d'un congrès

De l’appel à candidature jusqu’à son exécution pensée dans les moindres détails, les c ongrès obéissent à certaines règles, connues par le Bureau des Congrès.

Porteur de projet et comité d’organisation

Lorsqu’une association lance un appel à candidature pour un de ses événements, qu’il soit annuel, biennal, triennal, etc. et de rotation nationale ou internationale, la réponse doit être soutenue par un porteur de projet, reconnu par ses pairs, qui servira d’ambassadeur, à elle et à Angers.

Vous êtes porteur de projet, vous êtes détenteurs des connaissances liées à la thématique du congrès à venir. Vous possédez une expertise scientifique ou métier au niveau du contenu et votre réseau professionnel compte des intervenants potentiels. Vous êtes le moteur du comité d’organisation.

Le comité d’organisation élabore le programme académique ou scientifique du congrès à partir d’une thématique décidée en amont. Il est le garant, sous votre contrôle, du contenu de l’événement et dispose lui aussi des réseaux nécessaires pour identifier les intervenants qui feront du congrès un événement à ne pas manquer. Parallèlement, il exprime ses besoins auprès de l’agence évènementielle

Le rôle incontournable du Bureau des Congrès d’Angers

Le Bureau des Congrès et des Événements d’Angers vous accompagne gratuitement à chaque étape de la candidature, vous ambassadeurs, véritables experts dans vos domaines d’excellence.

Le Bureau des Congrès vous renseigne avec précision sur l'offre de la destination et vous oriente vers les prestataires les plus adaptés (sites de congrès, hôtels, lieux de réceptions, etc.).

Il vous apporte un support technique pour élaborer le cahier des charges complet de la manifestation, propose une étude de faisabilité de votre événement et réalise un appel d'offres auprès de ses partenaires.

Dans le cadre d'une candidature pour une association professionnelle ou une société savante, le Bureau des Congrès est également votre interlocuteur privilégié pour la recherche de soutiens : subventions des collectivités, financement des visites d’inspection, mise en place d’un dispositif d’accueil personnalisé, mise à disposition d’outils de promotion, etc.

Dans un second temps, une agence évènementielle intervient pour garantir le bon déroulement de la manifestation. Elle offre une prestation rémunérée pour son travail, qui peut inclure la gestion de la logistique, des inscriptions, des hébergements, des exposants, des abstracts, recherche de sponsors, programme social, tour technique...

Les 5 grandes étapes de la candidature

  • Appel à candidature lancé par l’association
  • Étude du cahier des charges et réalisation du dossier de candidature. Travail conjoint entre le porteur local (contenu spécifique) et le Bureau des Congrès (contenu destination)
  • Sélection de 2 ou 3 villes candidates
  • Présentation orale des destinations retenues et visite(s) d’inspection
  • Annonce de la destination retenue